如何記錄折舊攤銷

我們平常的記帳方式屬於「一次性記帳」,也就是實際花多少就記多少。那像新成立的公司可能在第一年購買許多大型機台,這些費用如果都算在第一年的營運成本的話,會造成第一年的成本異常的高。

折舊攤銷的出現,就是為了解決這問題,比起一次性的把所有投資費用都算在第一年,不如把費用平均分配給未來每一年。例如機台的費用是一百萬,它的壽命預計有十年,把機台的價值平均分配給這十年,那你每一年的折舊費用就是十萬元,這樣分攤在公司每一年的營運成本上會更加準確。

用在個人記帳也是一樣,一些大型的支出項目,例如電腦、手機、電器用品、年繳的房租等等,很容易造成你當月的支出異常的高。雖然以記帳的觀點來說,你的確這個月是花了這麼多錢,不過以預算規劃的角度,這種偶發性的大型支出很容易就會打亂你先前已經規劃好的每月預算,那也許折舊攤銷就會是解決你預算超支的方式。

範例

房租一個月是 NT$5,000,但是房東是一年收租一次 NT$60,000,那要如何把這筆房租分攤在每個月的預算上,並且不會造成帳戶資產跟現實狀況對不上呢?

以下我們分成兩個解法,你可以參考看看哪一種適合你。

前提假設:收租日是 5/28,今天是 9/28

解法A

步驟 1

新增一個攤銷帳戶,設定成不納入總餘額

關閉納入總餘額開關
帳戶總覽參考畫面

步驟 2

在 5/28 收租日新增一筆多類別記錄,裡面涵蓋以下兩筆記錄:

  1. 房租支出 −NT$60,000(錢包帳戶/無專案)

  2. 攤銷收入 +NT$60,000(攤銷帳戶/無專案)

步驟 3

在 5/28 收租日新增一筆每個月 NT$5,000 的週期性支出(攤銷帳戶/生活開銷專案),為期 12 個月。

結果A

帳戶

  • 從帳戶總覽你可以看到,錢包帳戶的餘額是 −NT$60,000,也就是你一年份的房租支出

  • 攤銷帳戶從五月開始攤還到了九月,總共攤還了五期(NT$25,000),剩餘金額是 NT$35,000

  • 收支圖表部分確實只有在五月有一筆大額支出,攤還帳戶的支出不影響這個圖表

專案

  • 生活專案確實在每個月有這筆 NT$5,000 的房租支出

  • 從五月開始就可以把每月房租列入預算考量內,這樣更能夠清楚知道你需要分配多少預算在生活開銷上

解法B

步驟 1

新增一個攤銷帳戶,設定成納入總餘額

步驟 2

在 5/28 收租日新增一筆轉帳,從錢包轉帳到攤銷帳戶。

步驟 3

在 5/28 收租日新增一筆每個月 NT$5,000 的週期性支出(攤銷帳戶/生活開銷專案),為期 12 個月。

結果B

帳戶

  • 從帳戶總覽你可以看到,錢包帳戶的餘額是 −NT$60,000,也就是你一年份的房租支出

  • 攤銷帳戶從五月開始攤還到了九月,總共攤還了五期(NT$25,000),剩餘金額是 NT$35,000

  • 因為把攤銷帳戶納入總餘額,所以總額為 −NT$60,000 + NT$35000 = −NT$25000

  • 收支圖表部分變成從五月開始有每月五千的房租支出

專案

跟結果A相同。

結論

用解法A和解法B都可以解決預算分配不均的問題,差別就是帳戶收支圖表的呈現:

  • 解法A跟實際金流一致,但五月份會有一筆特別大的支出,會打破原本支出比例均衡的趨勢。

  • 解法B把未付的房租金額攤銷到未來,所以總額跟實際上會有出入,不過在圖表的呈現上會比較能夠反映生活成本。

這兩種方式要怎麼使用端看你自己想要怎麼呈現,使用折舊攤銷會在操作上變得比較複雜繁瑣,你可以自己思考一下再決定是否需要使用。